Die Anforderungen an Arbeitgeber im öffentlichen und privaten Sektor wachsen stetig – nicht zuletzt im Hinblick auf Entgelttransparenz. Mit der im Juni 2023 in Kraft getretenen EU-Entgelttransparenzrichtlinie ist klar: Ab Mitte 2026 steigt die Transparenz rund um Vergütungssysteme und Entgeltungleichheiten in Unternehmen deutlich.
Das betrifft auch kommunale Betriebe. Die Richtlinie verpflichtet Unternehmen dazu, Informationen zur Entgeltfestlegung und zur Gehaltsentwicklung bereitzustellen sowie geschlechtsspezifische Entgeltlücken zu analysieren und zu veröffentlichen.
Was für manche noch wie eine entfernte Regulierungsforderung klingt, ist in Wahrheit ein Weckruf: Nur wer seine Hausaufgaben bei der Vergütung gemacht hat, kann souverän mit Entgelttransparenz umgehen.
Es geht um grundlegende Eigenschaften der Jobarchitektur, wie Funktionsbeschreibungen, Stellenbewertungen, Gehaltsbänder oder Gehaltsentwicklungsprozesse – Aspekte, die vielen Organisationen bislang nur punktuell oder in unverbundener Form vorliegen.
Wenige Regeln für außertarifliche Bezahlungen
Gerade in kommunalen Unternehmen bestehen Herausforderungen: Einerseits bestehen tarifliche Regelwerke, die eine gewisse Grundstruktur vorgeben, jedoch nicht zwingend bis ins letzte Detail. Anderseits fehlen solche Strukturen im außertariflichen Bereich oftmals gänzlich.
Besonders bei der Bestimmung gleichwertiger Arbeit, der sauberen Definition von Entgeltbestandteilen oder der Zusammenführung von Daten über verschiedene Organisationseinheiten hinweg geraten viele Personalbereiche an ihre Grenzen. Die regulatorischen Anforderungen werden voraussichtlich ohne oder allenfalls mit wenigen Privilegierungen für tarifgebundene Arbeitgeber gelten.
Doch neue Technologien bieten Unterstützung. Digitale Werkzeuge, insbesondere durch die Integration von künstlicher Intelligenz (KI), können Unternehmen dabei helfen, beispielsweise Vergütungsstrukturen systematisch zu analysieren, Stellenbewertungen effizient vorzunehmen oder Gehaltsbänder konsistent zu definieren.
Juristische Aspekte der KI-Nutzung
Moderne KI-Modelle sind inzwischen in der Lage, Funktionsbeschreibungen automatisiert zu erstellen, zu analysieren und erste Grading-Vorschläge zu erstellen – ein Vorgang, der bislang aufwendig manuell erfolgen musste.
Auch beim Benchmarking und der Marktanalyse können KI-Systeme eine neue Qualität der Transparenz schaffen. Sie integrieren interne Gehaltsdaten mit externen Vergleichsdaten in Echtzeit und liefern faktenbasierte Entscheidungsgrundlagen – sei es beispielsweise für die Anpassung von Gehaltsstrukturen oder für eine faire und nachvollziehbare Einreihung neuer Stellen.
Bei den vielen Vorteilen, welche die Nutzung digitaler Tools und KI zur Bewältigung der Entgelttransparenz mit sich bringen kann, gibt es indes auch einige rechtliche Aspekte, die hierbei zu beachten sind.
Die Rechte des Betriebsrats
Zu erwähnen wären insoweit zunächst mögliche Mitbestimmungs- und Informationsrechte des Betriebsrats. Schon zu einem frühen Zeitpunkt kommt dem Betriebsrat ein Informationsrecht zu, wenn der Arbeitgeber plant, technische Einrichtungen einzuführen (§ 90 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG).
Hierunter werden auch Netzwerke oder Clouds gefasst, sodass auch bei der Einführung von digitalen Tools und KI von einem solchen Informationsrecht auszugehen ist. Die Verletzung des Informationsrechts stellt eine Ordnungswidrigkeit dar.
Sodann hat der Betriebsrat über "Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen" (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG) mitzubestimmen. Erfasst werden alle technischen Einrichtungen, die durch Beobachtung und Beaufsichtigung des Arbeitnehmers eine Information geben, die Rückschlüsse auf das Verhalten oder die Leistung der betroffenen Arbeitnehmer zulässt.
Angesichts des weiten Anwendungsbereiches der Norm muss mit einem Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG gerechnet werden, wenn digitale Analysetools oder entsprechende KI-Programme verwendet werden. Auch ein Mitbestimmungsrecht bezüglich der Grundsätze der Lohngestaltung (§ 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG) kommt in Betracht, soweit die KI-Tools zur Bewertung von Stellen genutzt werden und damit durch Analyse eine Grundlage für die Lohngestaltung bilden.
Der Entgelttransparenzrichtlinie selbst lässt sich ebenfalls entnehmen, dass die Arbeitnehmervertreter bei den Kriterien für die Bestimmung gleichwertiger Arbeit mitzubestimmen haben (Art. 4 Abs. 4 der Richtlinie). Es liegt nahe, dass dies auch den Einsatz digitaler Hilfsmittel zur Entwicklung dieser Kriterien erfasst.
Herausforderung des Datenschutzes
Neben einer Beteiligung des Betriebsrats sind im Rahmen der Entgelttransparenz datenschutzrechtliche Vorgaben zu beachten. Rechtserhebliche Entscheidungen, wie die Einteilung in Gruppen gleichwertiger Arbeit, werden Arbeitgeber und Betriebsrat nicht allein dem digitalen Tool überlassen dürfen (Art. 22 DSGVO). Es gelten zudem die allgemeinen Verarbeitungsgrundsätze gemäß Art. 5 DSGVO, wie Datenminimierung sowie Integrität und Vertraulichkeit.
Diese Grundsätze sind bereits bei der Auswahl der KI oder der digitalen Tools zu berücksichtigen (Art. 25 Abs. 1 DSGVO). Die Verarbeitung ist ferner zu dokumentieren (Art. 30 Abs. 1 DSGVO) und die Sicherheit der Verarbeitung durch die KI ist sicherzustellen (Art. 32 Abs. 1 DSGVO). Zudem ist zu beachten, dass den Arbeitnehmern, deren Daten verarbeitet werden, Informationsrechte gemäß Art. 13, 14 DSGVO zustehen.
Die Entwicklung hin zu mehr Entgelttransparenz ist nicht nur regulatorisch getrieben, sondern auch eine Chance, sich strukturell gut aufzustellen. Dies schafft langfristig Vertrauen – intern wie extern. Entgelttransparenz ist kein Selbstzweck. Sie steht sinnbildlich für Fairness, Modernität und Verantwortungsbewusstsein in der Arbeitswelt. Und nicht zuletzt: Sie beeinflusst die Zukunftsfähigkeit im Wettbewerb um Talente und Fachkräfte.
