Die letzten Tage des Papiers sind angezählt
Das Papier verschwindet immer mehr aus den Unternehmen und die Digitalisierung hält Einzug.
Schon fast jedes zweite Unternehmen (47 Prozent) setzt nicht mehr nur auf Papier, sondern organisiert und verwaltet seine Dokumente digital. Das hat die repräsentative Studie "Digital Office im Mittelstand 2019" von Bitkom Research im Auftrag des Digitalverbands Bitkom unter 613 Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern ergeben.
Verglichen mit 2017 ist das ein deutlicher Anstieg: Hier setzten 33 Prozent auf das sogenannte Enterprise Content Management (ECM). So wird eine ganzheitliche Strategie genannt, die die Erstellung, Bearbeitung und Speicherung umfasst.
Es ist die wichtigste Grundlage
Dabei geht es heute nicht mehr nur um klassische Office- oder PDF-Dateien, die jeweils bei 92 Prozent und damit bei so gut wie allen Unternehmen im Mittelstand digital organisiert werden, sondern etwa auch um Bilder (57 Prozent), Audio-Dateien (25 Prozent) und Videos (18 Prozent).
"ECM-Lösungen bilden die wichtigste Grundlage für die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen", sagt Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom. Dadurch würden Unternehmen etwa Unterstützung beim effizienten Erfassen, Ablegen und Wiederauffinden von Dokumenten, bei der Abwicklung dokumentenbasierter Prozesse sowie bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben erhalten.
Cloud weiterhin im Trend
Das digitale Büro kommt dabei zunehmend aus der Cloud. Mehr als jedes zweite Unternehmen (58 Prozent) verwaltet seine digitalen Dokumente mittlerweile dort, das sind neun Prozentpunkte mehr als im Jahr 2017. Die Zahl der Unternehmen, die ihre ECM-Software im eigenen Unternehmen ("on premise") betreiben, ging im gleichen Zeitraum von 59 Prozent auf 44 Prozent zurück.
"Vor allem für den Mittelstand bietet die Dokumentenverwaltung und -organisation aus der Cloud großes Potenzial, da IT-Ressourcen hier besonders knapp sind", betont Britze. Zudem bringe dieser Weg viele Vorteile mit sich: So würden nicht nur IT-Kosten gesenkt, sondern auch die Sicherheit erhöht. Die Cloud – öffentlich wie privat – werde bei professionellen Dienstleistern meist wesentlich besser geschützt als bei internen IT-Lösungen. (ab)