Im Jahr 2019 wurde mit der Einführung der E-Akte in der Kreisverwaltung Mainz-Bingen begonnen, seitdem schreitet der Ausbau – im letzten Jahr pandemiebedingt etwas ausgebremst – abteilungsweise rasch voran.  

„Wir hatten schon zuvor eine Art E-Akten-System, das jedoch nur klassisch als Archiv zum Einsatz kam“, erzählt Maria Veltjens aus dem Fachbereich Zentrale Dienste/Controlling/Organisation der Kreisverwaltung Mainz-Bingen. Nur einzelne Fachbereiche, in denen eine gewisse technische Affinität vorhanden war, haben ihr zufolge das System genutzt. Es gab eine Akte für das Kassensystem, eine für die IT und wenige weitere Abteilungen – keine Gesamtlösung also, sondern nur eine reine Archivablage für vereinzelte Fachanwendungen.

Nutzen deutlich machen

Der Gedanke des E-Akten-Projektes in Mainz-Bingen: Wenn man schon damit arbeitet, dann umfassend und nicht nur bruchstückhaft. Vor allem müsse der Nutzen für alle Beschäftigten abteilungsübergreifend deutlich gemacht werden, um eine allgemeine Akzeptanz für ein solches System zu erreichen.

Jeder einzelne soll mit der E-Akte arbeiten. Sie soll so zum Herzstück der Verwaltung werden, in dem alle Daten abgelegt sind. Und zwar nicht nur solche aus einzelnen Fachverfahren, sondern auch die allgemeine Schriftgutverwaltung soll sich in der E-Akte widerspiegeln.

Empfehlung der KommWis

Bei ihrer Entscheidung für die Lösung des Herstellers Lorenz Orga folgte die Kreisverwaltung einer Empfehlung der KommWis GmbH, eines Tochterunternehmens der kommunalen Spitzenverbände in Rheinland-Pfalz. Aufgrund der Corona-Pandemie war es das Ziel, so schnell wie möglich einen maximalen Roll-out in allen Fachabteilungen zu erreichen, um das Thema Home-Office damit verstärkt ermöglichen zu können.

Basierend auf der E-Akte setzt die Kreisverwaltung Mainz-Bingen auch elektronische Workflows auf. Begonnen wurde mit der elektronischen Rechnungseingangsbearbeitung. Sie ist in das Finanzwesen mpsNF integriert und interagiert mit dessen Auftragswesen.

In der Finanzsoftware werden Aufträge zu den Bestellungen erfasst, erhalten eine Auftragsnummer und werden an die Kontierung angehängt. Trifft die auf der Bestellung basierende Rechnung ein, findet durch das Auslesen der Auftragsnummer ein Abgleich zwischen Auftrag und Rechnung statt – für die Kreisverwaltung ein probates Werkzeug zur Mittelkontrolle.

Eigens geschultes Personal soll Projekterfolg garantieren

Workflows sollen in Mainz-Bingen die herkömmliche papierbasierte Umlaufakte nach und nach ersetzen. Maria Veltjens: „Die klassischen Workflows sind Unterschriftsmappen, in denen jemand per Unterschrift die Kenntnisnahme von Dokumenten dokumentiert. Dies wird bei uns künftig ausschließlich elektronisch stattfinden.“

Die Kreisverwaltung habe sich von Anbeginn an ernsthaft um das Thema gekümmert. Nebenbei lassen sich solche Vorhaben nicht stemmen, weswegen eine Kommune eigens dafür geschultes Personal bereitstellen sollte, so die Kreisverwaltung.

So wurde vorab ein Digitalisierungsteam gegründet, das die Schulungen, die Erarbeitung des Aktenplans und den Rollout betreute. Zwei Vollzeitstellen kümmern sich ausschließlich um den Roll-out der E-Akte. Bis Ende 2022 soll die neue Akteninfrastruktur vollständig eingeführt sein, dann werden alle 800 PC-Arbeitsplätze der insgesamt 1.400 Beschäftigten der Kreisverwaltung mit der E-Akte arbeiten. (sg)