Kostenfreie Tools für kommunale Unternehmen
Wer lieber im Schlafanzug Webkonferenzen abhält, kann sich mit einem Tool seriös zaubern.
IT-Dienstleister Publicplan unterstützt die öffentliche Verwaltung, also Ministerien, Behörden, Städte und Kommunen mit drei digitalen Tools. Kommunale Unternehmen zählen hier ebenfalls dazu, erklärte der Dienstleister. Die Lösungen basieren auf Open-Source-Software.
„Die Corona-Krise zwingt viele Teams zu schnellen Entscheidungen, wie die Zusammenarbeit gestaltet werden kann. Wir haben festgestellt, dass insbesondere in der öffentlichen Verwaltung häufig ad hoc passende Tools für die Übergangszeit fehlen“, so Publicplan-Geschäftsführer Christian Knebel.
Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten
Mit der Lösung GovPad können Mitarbeiter im Home Office von vielen verschiedenen Standorten aus arbeiten. Meist liegen die Office-Dokumente auf dem Server im Büro – die meisten Mitarbeiter haben in der Regel von außen keinen Zugriff darauf. „Viele nutzen Office 365 oder Google Docs. Aus Datenschutzgründen ist das im beruflichen Kontext aber eher riskant", sagt Knebel. Seine Lösung ermögliche die vollständig anonyme gemeinsame Arbeit an Dokumenten.
Messenger für den kurzen Dienstweg
Für schnelle Nachfragen oder Informationen auf dem kurzen Dienstweg zwischen den offiziellen Abstimmungsgesprächen helfe der Messenger . Die Registrierung für dieses Tool sei nur mit einer freigegebenen Mail-Domäne möglich. Danach können die Nutzer mit der Cloud-Lösung private Gruppen – etwa für Projektteams – anlegen und mit den Kollegen geschützt kommunizieren. Das Tool bietet zudem einen verschlüsselten 1:1 Chat oder die Möglichkeit, zeitnah miteinander Dateien auszutauschen.
Videokonferenzen gegen Isolierungsgefühle
„Ganz besonders in der aktuellen Situation, in der sich die Kollegen aufgrund der Vorgaben zur sozialen Distanzierung nicht mehr persönlich sehen können, bieten sich natürlich Videokonferenzen an", so Knebel. Daher stelle man auch die Jitsi-Videokonferenz zur Verfügung.
Für alle drei Tools gilt, es genügt ein Internetbrowser, zusätzliche Installationen seien nicht nötig. Sämtliche abgelegten Daten und Informationen können jederzeit exportiert werden, heißt es bei Publicplan.
Lösungen nach ISO 27001 zertifiziert
Arbeitgeber sollten jedoch darauf achten, dass stets die neueste Version auf dem Laptop der Nutzer installiert ist, um dem aktuellen Sicherheitsniveau zu entsprechen. Die Software lauche in einem deutschen Rechenzentrum, zertifiziert nach ISO 27001, BSI-Grundschutz und ITIL V3. So seien die Daten der Nutzer verschlüsselt und sicher. "Darüber hinaus überwachen wir permanent die Auslastung, um im Fall von Lastspitzen die Ressourcen zu erhöhen. Denn herkömmliche Lösungen geraten schnell an ihre Grenzen, wenn die Anzahl der Nutzer steigt“, so Knebel. Die drei Werkzeuge gibt es hier https://publicplan.de.
E-Trainings für Homeofficer
Welche gesetzlichen Rahmenbedingungen bestehen bei Homeoffice? Wie lässt sich Datensicherheit gewährleisten und wie können Mitarbeiter außerhalb der firmeneigenen ‚Firewalls‘ dafür sensibilisiert werden? Welche versicherungs- und haftungsrechtlichen Fragen sind zu regeln? Aber auch: wie können die Mitarbeiter sich ihren neuen Heimarbeitsplatz auch ergonomisch möglichst sinnvoll einrichten?
Die EnBW-Tochter WTT Campus One bietet hier mithilfe von E-Trainings Orientierung, so dass frischgebackene Homeofficer und mobile Telearbeiter, aber auch die jeweilige Fürhungsebene innerhalb einer halben Stunde geschult werden.
Zusätzliche Videos helfen bei Einzelfragen
Bereits bewährt hätten sich eine Reihe von Online-Helfern für den praktischen Alltag in den eigenen vier Wänden betont Holger Busch, einer der beiden WTT-Geschäftsführer. „Mit E-Trainings für Skype oder MS-Teams finden Mitarbeiter sich schnell in Online-Besprechungen, Video-Konferenzen oder bei der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten zurecht“.
Zusätzliche Video-Tutorials böten schnelle Hilfe zu Einzelfragen bei Office 365 Anwendungen. Der Zugang zu den Lernmodulen lasse sich innerhalb von 24 Stunden problemlos einrichten. „Wir brauchen nur eine Liste der Mitarbeiter", sagt Busch. Diese erhalten dann eine Mail mit Zugangscode und könnten sofort loslegen.
Abwechslungs vom ernsten Arbeitsalltag
Wer ein bisschen Spaß in Videokonferenzen bringen will, kann die Desktop-Anwendung Snap Camera nutzen. Dort können lustige Lenses ausprobiert werden. Für diejenigen, die nicht als Gurke, Ananas oder mit einem riesigen Stapel Toilettenpapier auf dem Kopf an ihrer Videokonferenz teilnehmen möchten, gibt es auch sogenannte Home-Office-Lenses.
Dort wird ein vollständiger Anzug mit Krawatte und eine Vielzahl anderer Outfits sowie Frisuren für diejenigen, die ihren Schlafanzug anbehalten wollen, angeboten.
Möglich sei es auch exotische Hintergründe mit Pool, Palmen oder Kakteen zu genierieren, damit es so aussieht, als ob man von Bali aus arbeite – und nicht vom Esszimmer heraus.
Verbinden lasse sich die Anwendung ganz leicht mit Google Hangouts, Zoom, Skype oder Teams. Herunterladen lässt sich das Werkzeug unter https://snapcamera.snapchat.com/download/ (externer Link). (sg)