Fast jedes vierte Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern (23 Prozent) gibt aktuell an, in nächster Zeit Investitionen in eine umfassende Softwarelösung für die digitale Dokumentenverwaltung tätigen zu wollen. Das ergibt die repräsentative Studie "Digital Office im Mittelstand 2019" von Bitkom Research im Auftrag des Digitalverbands Bitkom unter 613 mittelständischen Unternehmen. Das sind fünf Prozentpunkte mehr als 2017.

Vor allem Effizienzsteigerung motiviert

Weitere sieben Prozent planen Ersatz- oder Erweiterungsbeschaffungen für sogenannte Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM). "Viele mittelständische Unternehmen planen erstmals die Einführung dieser Software, um ihre Dokumente digital zu organisieren und zu verwalten", sagt Nils Britze, Bitkom-Experte für digitale Geschäftsprozesse. Die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen sei notwendige Voraussetzung, um die digitale Transformation zu bewältigen und neue Geschäftsmodelle zu erschließen.

Vor allem der Ausblick auf Effizienzsteigerungen würde zu Investitionen motivieren: 91 Prozent der Unternehmen betonen den schnelleren Zugriff auf Informationen, 88 Prozent die Tatsache, dass so Aufwand und Kosten gesenkt würden. Für ebenfalls 88 Prozent ist eine bessere Sicherheit vor Daten- und Informationsverlust zentral, für 80 Prozent eine bessere Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien. "Effizientes und rechtskonformes Informationsmanagement ist ein wesentlicher Vorteil für mittelständische Unternehmen, der mit der digitalen Dokumentenverwaltung einhergeht", betont Britze.

Entscheidung für Ausmaß der Digitalisierung ist fast immer Chefsache

Bei neun von zehn Unternehmen hat die Geschäftsführung maßgeblich Einfluss darauf, ob in digitale Technologien investiert wird. Bei knapp der Hälfte (49 Prozent) hat die IT-Abteilung ein deutliches Mitspracherecht. Anwender aus den Fachabteilungen entscheiden nur in 14 Prozent der Unternehmen mit. "Die Geschäftsleitung ist in den meisten mittelständischen Unternehmen die maßgebliche Entscheidungsinstanz. Gerade bei kleineren Mittelständlern ist eine klassische IT-Abteilung oft gar nicht vorhanden. Umso wichtiger ist, dass auch Mitarbeiter mit Fachkompetenz in die Digital-Office-Strategie miteinbezogen werden", sagt Britze. "So können Prozesse und Lösungen erarbeitet werden, mit denen alle Ebenen gut arbeiten können und die die Abläufe im Unternehmen nachhaltig verbessern."