Eine aussagefähige Prozessdokumentation kostet Zeit, bietet den Energieversorgern, Stadtwerken und Netzbetreibern dafür allerdings zahlreiche unverzichtbare Vorteile. So ermöglicht sie eine kontinuierliche und zeitnahe Anpassung von Prozessen und steigert entsprechend die Produktivität und das Prozessverständnis. Entscheidend dabei ist am Ende, wie die Verantwortlichen bei der Dokumentation vorgehen und was sie aus den Ergebnissen ableiten.

„Wir konzentrieren uns mit unserem Tool in erster Linie auf die Organisation und nicht nur auf die reine Dokumentation von Prozessen. Dennoch haben wir uns gefragt, wie wir aus dem dokumentierten Prozessablauf in Orga-Man noch mehr herausholen können, ohne gleich ein umfangreiches Workflowmanagementsystem inklusive komplexer Automatisierungsmaßnahmen aufsetzen zu müssen“, erläutert Stefan Biesalski, Geschäftsführer der Projekt: Unternehmensberatung.

Prozesse besser organisieren

Seine Lösung: Das Ableiten smarter Check- bzw. Aufgabenlisten aus den beschriebenen Prozessen. Dazu hat die Projekt: Unternehmensberatung ein neues Add-on „checklisten“ für die Orga-Man Plattform entwickelt. So entstehen ihm zufolge aus dem Prozess wiederverwendbare Aufgabenvorlagen-/schablonen, die zum einen ein standardisiertes Vorgehen sicherstellen und zum anderen kostbare Zeit sparen können.

Die Stadtwerke Langenfeld aus dem Rheinland, die ab Februar die Orga-Man Plattform als SaaS-Lösung nutzen, wollen ihre Prozesse darüber digital organisieren. „Wir haben ein schlankes, kostengünstiges und einfach zu verstehendens Instrument gesucht, mit dem wir unsere Prozesse besser organisieren und die Schnittstellen bzw. Verantwortlichkeiten transparent machen können. Auch wollten wir nicht nur Prozesse in PDF-Dateien beschreiben und auf dem Server ablegen, sondern die dahinterliegenden Informationen aktiv nutzen und jedem Mitarbeiter zentral zugänglich machen,“ erläutert Stefan Figge, Geschäftsführer der Stadtwerke Langenfeld.

Per Klick zur Check-/Aufgabenliste

Per Klick können Anwender – auch spontan – aus der Prozessbeschreibung eine Check-/Aufgabenliste erstellen, die sich noch individuell ergänzen bzw. anpassen lässt. Darüber hinaus erlaube die Lösung die Delegierung von Teilaufgaben an Mitarbeiter. Grundsätzlich können die Listen unabhängig von einer Prozessvorlage erstellt werden. Damit Mitarbeiter bei den ihnen übertragenen Aufgaben nicht den Überblick verlieren, werden die Checklisten im persönlichen digitalen Aufgabenkorb des Mitarbeiters abgelegt, sodass er diese jederzeit mit den Fristigkeiten im Blick hat, erläutert Biesalski.

Vergessen von Aufgaben sind Schnee von gestern

„Wir können mit dieser Vorgehensweise sicherstellen, dass wichtige Sachverhalte nicht vergessen werden und die Mitarbeiter nicht jedes Mal von Neuem überlegen müssen, welche ToDos sie noch bis wann zu erledigen haben. Passt man den Prozess bzw. die Vorlage an, hat man bei der nächsten Generierung einer Checkliste sofort die aktuellen Daten im Zugriff und arbeitet nicht mit veralteten Vorgaben. Das gilt für alle Anwender im gesamten Unternehmen “ so Biesalski weiter.

Aktuell arbeitet das Orga-Man Team an der automatisierten Erstellung von Check- bzw. Aufgabelisten, sodass das Dokument zu einem vorgegebenen Termin systemseitig erzeugt wird. Das sei vor allem für zyklisch wiederkehrende Prozesse, die keine Routineprozesse sind, interessant: So könne die eigentliche Durchführung des Prozesses nicht mehr hinten runterfallen. Zugleich müsse sich der verantwortliche Mitarbeiter nicht jedes Mal wieder damit auseinandersetzen, wie und in welcher Reihenfolge er die anstehende Aufgabe am besten bewältigt.