Nachdem das Referat SAP der Stadt Leipzig den Wunsch hatte, tiefere Einblicke in ihre Geschäftsprozesse zu erhalten, um daraus Optimierungsmaßnahmen abzuleiten, unterstützten die beiden Dienstleister Gisa und Quantic Digital  die Stadt Leipzig bei diesem Vorhaben.

Gemeinsam wurde ein Pilotprojekt durchgeführt, in dem unter Anwendung von Process Mining exemplarisch der Einkaufsprozess analysiert wurde. Die Bewertung von Prozessen und deren Optimierungspotenzial sollte so auf einer sachlichen und faktenbasierten Ebene erfolgen.

Durch diesen Prozesse habe man sich Know-how für weitere Projekte aneignen können, bilanzierte Norman Bettermann, Leiter Referat SAP, Dezernat Finanzen der Stadt Leipzig, abschließend. „Für uns ist das ein wichtiger Bestandteil im Blick auf die intelligente Stadt der Zukunft.“
 

Herausforderungen

Die Einkaufsprozesse, sprich die Beschaffung von Büromitteln, Fahrzeugen, oder Umzügen, werden dabei von unterschiedlichen Stellen wie Verwaltung und Schulen genutzt. Dies war eine der Herausforderungen bei der Analyse. Die andere war, dass die Prozesse zum Teil nicht digitalisiert sind und  neben SAP auch auf anderen IT-Lösungen wie Lotus Notes basieren.

In Zukunft soll SAP ERP und in Folge S/4HANA in Verbindung mit SAP Fiori für die Abbildung des Beschaffungsprozesses zum Einsatz kommen – auch hierzu sollte das Pilotprojekt eine Grundlage schaffen.

Das Projekt

Nach der Definition der Rahmenbedigungen, der Festlegung des Projektablaufs arbeiteten die Partner die vorhandene Dateninfrastruktur mit den Prozess- und IT-Ansprechpartnern auf. Aus den Anwendungen SAP MM und Lotus Notes wurden die Daten anonymisiert bereitgestellt und in Folge analysiert. Die anonymisierten und mit der Software "AppOne" von UiPath aufbereiteten Daten arbeiteten die Gisa- und Quantic-Experten über "AppOne" in das Process-Mining-Modell ein.

Grundlage waren dafür die Daten der letzten zwei Jahre, die zunächst zu Event Logs konvertiert und schließlich visualisiert wurden. Schon zu diesem Zeitpunkt konnte man den Prozess digital abbilden und auf erste Highlights sowie Auffälligkeiten untersuchen sowie erste Ergebnisse identifizieren, so Gisa.

Vorteile

Die Prozessbetrachtung unter Einsatz des IT-gestützten Verfahrens des Process Mining ergab demnach, dass die manuelle Bearbeitung einiger Prozessschritte zu Prozessstau, erhöhten Durchlaufzeiten und letztendlich auch zu einer potenziellen Überlastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter führt. Durch die Visualisierung der konkreten Zahlen sei es  im Projekt gelungen, Optimierungspotenzial für die künftige Lösung aufzuzeigen.

Auf diese Weise sollen sich Liegezeiten verkürzen und Engpässen entgegengewirkt werden. Mit der Umstellung des Prozesses auf digitale Bearbeitung und der Einführung eines modernen, digitalen Katalogsystems ließ sich demnach auch die Transparenz erhöhen und damit die Nachvollziehbarkeit verbessern.(sg)