Die Arbeitswelt befindet sich im Wandel: Durch Corona sind heute hybride Arbeitsmodelle für zwei Drittel (68 Prozent) der Beschäftigten Normalität. Wenn die Menschen dann aber in Büros aufeinander treffen, ist die Begegnung und die Möglichkeit für einen spontanen Austausch unter Kollegen ein hohes Bedürfnis der Mitarbeiter. Noch fehlen dazu aber in vielen Firmen variabel nutzbare Räume.

Das ergab eine aktuelle forsa-Umfrage unter 1000 Beschäftigten in Deutschland im Alter zwischen 18 und 65 Jahren, die ganz oder anteilig an einem Büroarbeitsplatz arbeiten. In Auftrag gegeben hatte diese Befragung der Industrieverband Büro und Arbeitswelt (IBA) e. V., um zu ermitteln, welche Anforderungen durch das hybride Arbeiten entstanden sind und bisher noch unzureichend erfüllt wurden.

Zunächst sammelte die forsa-Befragung den Status der aktuellen Arbeitsmodelle. Dabei kam heraus:

• 64 Prozent der Befragten arbeiten „hybrid“, d. h. mindestens einmal wöchentlich außerhalb der Büroräume ihres Arbeitgebers.
• 56 Prozent nutzen dazu das Homeoffice, zwölf Prozent arbeiten an einem anderen Ort, wie in einem Café oder an einem Coworking-Space.
• 54 Prozent arbeiten häufiger als vor der Pandemie räumlich und zeitlich flexibel.
• 71 Prozent nutzen häufiger Videokonferenzen als vor der Pandemie.
• Bei 40 Prozent finden Dienstreisen seltener statt.

Der Anteil räumlich flexiblen Arbeitens ist also über die vergangenen Jahre erwartungsgemäß gestiegen. Das gilt besonders für diejenigen, die in größeren Unternehmen oder in Gruppenbüros mit neun oder mehr Arbeitsplätzen tätig sind. Diese Menschen arbeiten besonders häufig räumlich und zeitlich flexibel und mit Hilfe von Videokonferenzen.

Weniger eindeutig zeigt sich die Entwicklung im Hinblick auf die einzelnen Tätigkeitsformen: Mit der Verlagerung von Arbeitszeit ins Homeoffice und dem Rückgang von Dienstreisen hat nicht nur die Zahl der Videokonferenzen zugenommen, immerhin jeder Fünfte (22 Prozent) berichtet auch, dass der Anteil konzentrierter Einzelarbeit gestiegen sei. Die Zahl der Präsenzbesprechungen ging dagegen zurück. Nur acht Prozent finden sich häufiger als noch vor drei Jahren zu Besprechungen im Büro ein. Nur Workshops und gemeinsames Arbeiten an Projekten liegen auf dem Niveau vor Corona. Das dürfte aber noch nicht das Ende der Entwicklung sein, wie die weiteren Ergebnisse der Befragung zeigen.

Der Hauptarbeitsplatz ist für die Mehrzahl der Arbeitnehmer nach wie vor das Büro. Für ungefähr die Hälfte der Befragten ist der zeitliche Rahmen, in dem sie zu Hause oder an anderen Orten außerhalb des Büros arbeiten können, inzwischen verbindlich geregelt. In den meisten Fällen (75 Prozent) bedeutet das für die Beschäftigten, an mindestens drei oder mehr Tagen im Büro anwesend zu sein. Diese Aufteilung zwischen Homeoffice und Büro findet der größte Teil der Arbeitnehmer passend. Knapp die Hälfte möchte daran nichts ändern. Nur 26 Prozent wollen künftig wieder mehr im Büro arbeiten. Was aber sind die Gründe, die die Mitarbeiter zur Arbeit im Büro motivieren?

• Für 82 Prozent der Befragten ist der persönliche Kontakt ein entscheidender Faktor für ihre Präsenz im Büro.
• 68 Prozent ist der fachliche Austausch mit Kollegen vor Ort wichtig.
• 38 Prozent geben als Grund die Arbeit mit Unterlagen, Materialien oder Arbeitsmitteln an, die nur im Büro zur Verfügung stehen.
• 37 Prozent nutzen das Büro, um die räumliche Trennung von Arbeit und Privatleben zu sichern.
• 32 Prozent kommen in das Büro für die Team- und Projektarbeit.
• 30 Prozent profitieren im Büro von besserer technischer Ausstattung oder ergonomischer Einrichtung.
• 13 Prozent finden im Büro bessere Bedingungen für konzentriertes Arbeiten.

Diese Aussagen unterstreichen die Bedeutung des Büros als Ort sozialer Interaktionen und der Zusammenarbeit. Beide sind maßgeblich für den Erfolg von Unternehmen.

Über kurz oder lang wird der Anteil intensiver Zusammenarbeit vor Ort steigen. Damit die effizient sein kann, müssen variabel nutzbare Räume zur Verfügung stehen. Gleichzeitig wird mehr Raum für zufällige und informelle Kommunikation benötigt. Solche Orte sind in den meisten Unternehmen aber immer noch Mangelware. Aktuell stehen am häufigsten Kommunikationsbereiche für formelle Abstimmungen zur Verfügung.

83 Prozent der Beschäftigten berichten, dass sie Konferenzräume und Besprechungstische in der Nähe ihrer Arbeitsplätze nutzen können. Doch nur knapp jeder zweite Beschäftigte (46 Prozent) hat Zugang zu Orten, die speziell für den informellen Austausch eingerichtet wurden. Eine Sitzecke mit Sofas oder gar eine Cafeteria stehen beispielsweise nur jedem vierten Beschäftigten zur Verfügung. Jeder fünfte kann eine Besprechungszone mit Stehtischen nutzen, jeder zehnte hat gar keine der abgefragten Kommunikationsbereiche zur Verfügung. Die Konsequenz: Mangels Alternativen werden Besprechungs- und Konferenzräume behelfsmäßig für Workshops genutzt. Informeller und spontaner Austausch bleibt oftmals ganz auf der Strecke – obwohl die Mitarbeiter vor Ort sind.

Um den Anforderungen gerecht zu werden, sollten bei der zukünftigen Gestaltung von Büros mehr Begegnungszonen geschaffen werden sowie Möglichkeiten für den fachlichen Austausch. Wenn sich Büros den neuen Bedürfnissen der Mitarbeiter anpassen, könnte dies die Brücke sein im hybriden Arbeitsmodell – zwischen Homeoffice und der produktiven Zusammenarbeit in Präsenz. (ah)