"Die Rolle der Personalabteilung hat sich in den letzten Jahren stark verändert", sagt Oliver Back, Vorstand der B-4it AG. Das Beratungsunternehmen hat für die aktuelle Studie "Arbeitswelt der Zukunft - zwischen KI und Fachkräftemangel" mehr als 1.100 Arbeitende befragt.

Statt sich vor allem mit administrativen Aufgaben zu beschäftigen, werde von Personalern erwartet, die Transformation im Unternehmen strategisch mitzugestalten, so Back weiter. Und viele Unternehmen sind auf einem guten Weg. So sagen 66 Prozent der Befragten, dass die Digitalisierung einen positiven Effekt auf ihren Job hat. 

Self-Service-Angebote gut angenommen

Oliver Back: "Die Digitalisierung der Personalarbeit ist die Voraussetzung dafür, dass HR-Mitarbeiter strategisch arbeiten können. Wer den ganzen Tag mit administrativen Aufgaben beschäftigt ist, hat dafür keine Zeit."

Freiräume schaffen sich die Personaler mit Angeboten von Self Services: In knapp der Hälfte der Unternehmen (47 Prozent) können Beschäftigte laut der Studie ihren Urlaubsantrag digital beantragen. Vier von zehn Unternehmen (41 Prozent) bieten Online-Schulungen und Learning Apps an. Und in einem Drittel (34 Prozent) dürfen Beschäftigte ihre Stammdaten selbst anpassen, wenn sich beispielsweise ihre Adresse geändert hat.

"Diese Tools erhöhen die Zufriedenheit der Beschäftigten. Sie haben mehr Kontrolle über ihre Daten und sie können bis zu einem gewissen Grad selbst entscheiden, wann und wie sie sich weiterbilden. Die effizienteren Prozesse verbessern zudem die Arbeitsatmosphäre im gesamten Unternehmen", ist Back überzeugt. 

Potenziale sind noch nicht ausgeschöpft

Auch wenn den Personalabteilungen ein gutes Zeugnis ausgestellt wird, gibt es noch Handlungsbedarf. "Unternehmen müssen bei der Digitalisierung ihrer HR-Prozesse mutiger werden, um das Effizienzpotenzial konsequent heben zu können", sagt Back.

Gesetzliche Vorgaben zwingen regelmäßig dazu, Prozesse kurzfristig anzupassen. Seit Juni ist die EU-Richtlinie zur Vergütungstransparenz in Kraft. Unternehmen sind nun verpflichtet, sich viel stärker mit dem Thema gerechte Bezahlung - zum Beispiel zwischen Männern und Frauen – zu beschäftigen. "Ohne Digitalisierung bekommen Unternehmen solche regulatorischen Anforderungen nur schwer in den Griff", ist sich Back sicher. Digitalisierung sei schließlich die Voraussetzung für den Einsatz von künstlicher Intelligenz. Und diese könne zumindest mittelfristig dabei helfen, alle Positionen im Unternehmen systematisch zu bewerten und mit dem Vergütungssystem zu verknüpfen.

Personalentscheidungen treffen weiterhin Menschen

Beim Einsatz von Künstlicher Intelligenz in der Personalverwaltung ist ein Grossteil der Belegschaft jedoch noch skeptisch: Vier von zehn Befragten trauen der KI zwar zu, Urlaubsanträge zu bearbeiten und ein Drittel ist der Meinung, dass KI einfache Mitarbeiterfragen beantworten kann. Geht es aber darum, eine digitale Personalakte zu führen oder den Weiterbildungsbedarf zu ermitteln, schwindet das Vertrauen.

Back betont: "Hier müssen Unternehmen zunächst geeignete Rahmenbedingungen für den KI-Einsatz schaffen. Die Beschäftigten müssen wissen, dass Künstliche Intelligenz die Personalarbeit auch künftig nur unterstützen wird, die Entscheidungen aber nach wie vor von Menschen getroffen werden."(bs)