Herr Walther, PwC hat eine Studie zum Datenpotenzial im öffentlichen Sektor herausgegeben. Was war die interessanteste Erkenntnis?
Mario Walther, Partner, PwC Deutschland: Wie auch für die Privatwirtschaft bietet die Nutzung von Daten für den öffentlichen Sektor enorme Potenziale. Interne wie auch externe Anwendungsfälle, die beispielsweise Entscheidungen beschleunigen, in Krisensituationen Leben retten oder triviale, manuelle Export- und Einfügarbeiten reduzieren. Mit Daten kann die Verwaltung beispielsweise in Richtung bürger:innenzentrierte, proaktive und automatisierte Verwaltung gehen, die den Bürger:innen mit minimalem Aufwand Zugang zu Leistungen ermöglicht, auf die sie Anspruch haben.
Der Staat muss strategisch agieren, um auf potentielle lokale und globale Herausforderungen vorbereitet zu sein. Dafür ist es von enormer Bedeutung, Entscheidungen auf einer großen, aber auch qualitativen Wissengrundlage zu treffen und proaktives Handeln zu ermöglichen. Der Schlüssel dafür sind Daten und das auch in Bereichen, in denen es nicht auf den ersten Blick ersichtlich ist. Allerdings muss mehr getan werden, als Daten nur zu erheben. Um sie effektiv zu nutzen, braucht es mehrere Faktoren, die gut zusammenspielen –Datenstrategie und -Governance, Datenmanagement, Datenkultur sowie die entsprechenden Schlüsselkompetenzen.
„Data first? Wie der öffentliche Sektor sein Datenpotenzial voll entfalten kann“
PwC-Studie
In Daten stecken große Potenziale – für Wirtschaftsunternehmen, aber auch für den öffentlichen Sektor.
Mit ihrer aktuellen Veröffentlichung „Data first? Wie der öffentliche Sektor sein Datenpotenzial voll entfalten kann“, stellt die Beratungsgesellschaft PwC zehn pragmatische Handlungsempfehlungen zum Umgang mit Daten auf.
Die Studienautor:innen betonen das große Innovationspotenzial, das die Datenbasis des öffentlichen Sektors bietet. Um es zu heben und die Verwaltung zur datenorientierten Verwaltung zu machen, gilt es, stärker bürgerzentriert zu arbeiten. Bürger:innen profitierten beispielsweise direkt davon, wenn Verwaltungen ihre Register verknüpfen und Daten nur einmal statt mehrfach erheben („Once-only-Prinzip“). Dann interagieren Bürger:innen einfacher mit dem Staat und Verwaltungen können Anträge schneller bearbeiten.
In der Studie sind zehn pragmatische Handlungsempfehlungen enthalten. Erster Ratschlag ist, eine Datenstrategie zu entwerfen. Welche Punkte sollte so eine Datenstrategie umfassen und was ist hier wichtig?
Eine Datenstrategie gibt im Kern strategische Richtung der Organisation in der Arbeit mit Daten vor. Allerdings sollte die Strategie nicht bloß die Themen der Geschäftsstrategie auf Daten paraphrasieren. Vielmehr ist es wichtig in der Datenstrategie dafür die Grundlage zu legen, die Stufen hin zu einer datenorientierten Organisation zu beschreiben und den übergreifenden Rahmen für den sowohl prozessualen als auch kulturellen Wandel zu legen.
Hierfür sollte sich die Frage gestellt werden: Warum und wie wollen wir überhaupt mit Daten arbeiten? Nachdem passende Anwendungsfälle identifiziert und evaluiert wurden, werden strategische Handlungsfelder zur Erreichung der Ziele und Realisierung der Anwendungsfälle abgeleitet. Wichtig ist, dass die Datenstrategie mit vorhandenen Digitalisierungs- und IT-Strategien übereinstimmt, damit sie auch tatsächlich umgesetzt werden kann und nicht Zielen an anderer Stelle widerspricht.
Als zweites wird betont, dass es erfolgsentscheidend ist, wenn die Fachseite und nicht die IT die Datenstrategie vorantreibt. Wieso ist das so?
Datennutzung ist – genau wie die Digitalisierung – kein Selbstzweck. Es ist wichtig, dass die möglichen Anwendungsfälle auch einen tatsächlichen Nutzen für den Aufgabenbereich der Organisation generieren, ob intern oder extern, und dies ist mit der „Fachbrille“ oft besser beurteilbar. Allerdings sollte die IT sehr wohl an der Strategie mitwirken und in einer fundiert beratenden Rolle die Perspektive auf die potenziellen technischen Möglichkeiten geben, um ein möglichst realistisches Zielbild zu zeichnen.
Darüber hinaus empfehlen Sie eine High-Level-Roadmap bei der Umsetzung. Was ist das überhaupt?
Unter einer Roadmap kann man sich die Planung von Maßnahmen und Aktivitäten zur Umsetzung der Handlungsfelder vorstellen. Hier wird es also schon etwas konkreter als in der Datenstrategie selbst. Wichtig ist allerdings, dass es nicht zu konkret wird, damit Raum für individuelles Vorgehen bestehen bleibt.
Sie raten auch zu einem Chief Data Officer in der öffentlichen Verwaltung. Wieso ist diese Rolle so wichtig und was ist die Aufgabe des CDO?
Am wichtigsten ist, dass überhaupt Rollen im Kontext der Datennutzung definiert werden. Die Existenz eines CDO spielt allerdings eine wichtige Rolle, denn sie hebt die Relevanz des Themas in der gesamten Organisation hervor und entwickelt dieses kontinuierlich weiter.
Ein CDO kennt den Aufgabenbereich und die Fachthemen der Organisation und versteht, wie Daten von Nutzen sein können. Er vertritt das Thema auf Leitungsebene, trifft strategische Richtungsentscheidungen und kann beispielsweise auch für das Datenmanagement oder die Datenqualität übergreifend verantwortlich sein. Im Detail ist die Rolle natürlich unter Berücksichtigung des Bedarfs und der Größe der Organisation von der Organisation selbst zu definieren.
Es kommen zudem weitere Rollen hinzu, wie Chief Data Scientist, Chief Data Architekt…. Sind denn all diese Rollen in Zeiten des Fachkräftemangels nötig?
Auch hier gilt, dass es am wichtigsten ist, dass überhaupt Rollen definiert werden, damit Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten klar sind. Die Wahl und Ausgestaltung der Rollen hängen von den individuellen Zielen und Möglichkeiten der Organisation ab. Viele Organisationen werden daher nicht das gesamte Spektrum an Rollen abbilden, und in manchen Fällen werden einzelne Personen sicher „mehrere Hüte aufhaben“.
Das Thema des Fachkräftemangels ist natürlich überall präsent, und eine einfache Lösung dafür haben wir leider auch nicht. Kurzfristig sollte man evaluieren ob es sinnvoll ist, Rollen wie den:die Chief Data Architekt:in beispielsweise ressortweit einzusetzen, sodass er oder sie für mehrere Behörden verantwortlich ist. In die gleiche Richtung geht die Einrichtung eines Expert:innenpools von Analyst:innen, die für die gesamte Bundesverwaltung zur Verfügung steht. Über duale Studiengänge, Traineeprogramme oder auch Sharingmodelle mit anderen Behörden, könnte hingegen langfristig dedizierter Nachwuchs für diese Rollen ausgebildet werden.
Die Studie rät auch dazu ein sogenanntes Data Mesh aufzubauen. Was ist das und wie hilft das, dezentrale Datenarchitekturen im öffentlichen Sektor abzubilden?
Ein Data Mesh setzt in im Gegensatz zu zentralen Speichern wie beispielsweise Data Lakes/Data Warehouses vor allem auf eine dezentrale, domain-orientierte Datenarchitektur. Es werden nicht alle Daten an einer Stelle zusammengeführt, sondern als Produkte von den Fachbereichen betreut und miteinander verknüpft. Das lässt sich einfacher im öffentlichen Sektor abbilden und hat einen positiven Einfluss auf die Datenqualität.
Darüber hinaus soll ein Datenatlas etabliert werden: Auch hier die Frage, wieso ist das so wichtig?
Ein Datenatlas zeigt im ersten Schritt mithilfe der Metadaten der Datensätze auf, an welcher Stelle Daten in welcher Form vorliegen, und macht Zuständigkeiten sichtbar. Das ist insbesondere wichtig, wenn Daten stärker dezentral betreut werden, aber auch generell, um die Nutzung von Daten zu fördern. Denn als tool-gestützte Lösung ermöglicht der Datenatlas auch, Zugriffe zu beantragen. Zudem geht bei Personalwechseln weniger Wissen verloren.
Es gilt auch die Datenkompetenz und Datenkultur im Unternehmen zu stärken. Wie kann das im öffentlichen Sektor geschehen?
Aus unserer Perspektive spielen hier insbesondere zwei Aspekte eine Rolle: Einerseits sollten alle Mitarbeitenden eine technische und rechtliche Grundbildung zur Nutzung von Daten erhalten. Das Vorwissen innerhalb der Teams kann sehr unterschiedlich sein und sollte auf den gleichen Stand gebracht werden.
Anderseits, um die Kultur zu stärken, empfehlen wir vor allem, datenbasierte Leuchtturmprojekte voranzutreiben und auch gemeinsam zu feiern. So wird die Inspiration gefördert und das datenbasierte Arbeiten plastisch und vorstellbar.
Die Fragen stellte Stephanie Gust
Zu der Studie geht es hier
