Von: Daniel Bohn,
Co-Gründer und Product Lead
von Conceptboard
Der Begriff New Work hat sich mittlerweile gänzlich etabliert. Neue Arbeitsmodelle, die weg vom klassischen “Nine-to-five”-Job gehen, kommen nicht nur in der freien Wirtschaft an: Auch die öffentliche Verwaltung, Städte und Kommunen wollen von der neuen Arbeitswelt profitieren.
Mitarbeiter:innen mit entsprechender Hardware auszustatten und mobil arbeiten zu lassen, ist der erste Schritt – und ein entscheidender dazu. Jedoch steckt hinter “New Work” mehr: Agile Methoden und effiziente Zusammenarbeit unabhängig von Zeit und Ort. Das Problem dabei: Arbeitsweisen, die im Büro noch funktioniert haben, lassen sich nicht immer einfach auf die dezentrale Zusammenarbeit übertragen.
Visual Collaboration: Nicht nur für die Privatwirtschaft die Zukunft
Aus diesem Grund setzen viele Unternehmen bereits auf Lösungen, die die visuelle Zusammenarbeit (engl. Visual Collaboration) im Digitalen Raum möglich machen. Dazu gehören auch virtuelle Whiteboards, mit denen Mitarbeiter:innen zeit- und ortsunabhängig auf einer gemeinsamen, visuellen Fläche arbeiten können. Hinzu kommen virtuelle Meetingräume und weitere Funktionen, die die Zusammenarbeit erleichtern.
Und diese Optimierung ist dringend nötig: Studien während der Pandemie ergaben, dass die vielen Meetings, die seit dem großflächigen Umzug ins Home-Office vermehrt stattfinden, mit der Zeit aufs Gemüt schlagen. Die Belastung geht dabei nicht nur von der Häufigkeit der digitalen Besprechungen aus, Videokonferenzen an sich stellen für Mitarbeiter:innen eine Belastung dar. Visual Collaboration Tools helfen hier, indem sie Meetings auflockern. Virtuelle Icebreaker etwa lassen Nutzer:innen einander schnell kennenlernen und eine Vielzahl an Vorlagen (eng. Templates) veranschaulichen die Arbeit mit Informationen und regen dazu an, neue und eigene Darstellungsweisen zu entwickeln. Zudem strukturieren und demokratisieren sie den Prozess der Ideenfindung: Verschiedene Funktionen – etwa anonyme Abstimmungen und sorgen dafür, dass alle Mitarbeiter:innen zu Wort kommen, egal ob intro- oder extrovertiert.
Hinzu kommt: Das schnelle Abschreiben und Abfotografieren vollgeschriebener (physischer) Whiteboards und Flipcharts entfällt. Zudem können Mitarbeiter:innen auch nach Ende eines Meetings weiter an Projekten arbeiten und Einfälle, die eventuell später gekommen sind, hinzufügen. Des Weiteren macht die kreative Arbeit mit Visual Collaboration Tools Spaß, da sie – verschiedener Templates sei Dank – anschaulicher aussehen, als Textwüsten in Präsentationen. Die Kreativität von Mitarbeiter:innen wird angeregt, sodass sie mit höherer Zufriedenheit an solche Prozesse herantreten.
Interaktion mit Bürger:innen
Nicht nur intern ermöglichen Visual-Collaboration-Werkzeuge einen Effizienzgewinn für Städte und Kommunen. Auch bei der Interaktion mit Bürger:innen können sie dabei helfen, die Kommunikation zu vereinfachen und Entscheidungsprozesse nachvollziehbarer und demokratischer zu machen. Ein Beispiel dafür ist die Erarbeitung eines Flächennutzungsplans, den die Stadt Celle gemeinsam mit ihren Bürger:innen erarbeitete. Alle Teilnehmer:innen konnten bei diesem Projekt auf einem virtuellen Whiteboard ihre Meinungen und Vorstellungen zur Flächennutzung einbringen.
Die Nutzung digitaler Lösungen bei der Umsetzung solcher Vorhaben hat den entscheidenden Vorteil, dass sie mehr Menschen erreicht als die gängige Praxis: Bürger:innen müssen nicht mehr den Weg in die Stadthalle oder einen anderen Versammlungsort auf sich nehmen, um sich an der Erarbeitung beteiligen zu können. Vielmehr können alle Teilnehmer:innen unkompliziert und bequem von zuhause aus ihrer Meinung Gehör verschaffen. Alles, was Teilnehmer:innen benötigen, sind ein Endgerät (Computer, Smartphone oder Tablet), den Zugangslink und eine stabile Internetverbindung.
Sind alle Voraussetzungen erfüllt, können Bürger:innen von jedem beliebigen Ort aus ihre Ideen, Meinungen und Anmerkungen teilen: Je nach Bedarf und Anwendungsfall völlig anonym und immer gleichberechtigt.
Staatliche Institutionen, besondere Anforderungen
Insbesondere beim Thema Cyber-Sicherheit und Datenschutz haben staatliche Organisationen besondere Anforderungen zu erfüllen. Sie arbeiten mit teils streng vertraulichen Daten, die nicht in die falschen Hände gelangen dürfen. Insbesondere die DSGVO stellt ein enges Rahmenwerk für den richtigen Umgang mit personenbezogenen Daten dar, das Verstöße hart ahndet: Im öffentlichen Bereich können bei Verfolgung auf einzelne Mitarbeiter:innen und Abteilungen zu dienstrechtlichen Konsequenzen zukommen.
Staatliche Institutionen sollten dies vermeiden, indem sie auf die DSGVO-Konformität ihrer Visual Collaboration-Lösung achten: Einige Anbieter achten streng darauf, eine hohe Compliance zu den bestehenden europäischen Datenschutzrichtlinien aufzuweisen. Sie achten beispielsweise darauf, Daten ausschließlich in deutschen und/oder europäischen Rechenzentren zu speichern. Persönliche Informationen, die während eines Meetings unter Umständen auf ein Whiteboard niedergeschrieben werden, verlassen somit niemals den europäischen Raum. Sie sind somit vor dem Zugriff ausländischer Geheimdienste sicher. Dies ist nicht der Fall, wenn europäische Daten beispielsweise in US-amerikanischen Rechenzentren gehostet werden.
Die DSGVO fordert weiterhin Schutzmaßnahmen zur Abschirmung der Inhalte vor unautorisiertem Zugriff Dritter. Dazu zählen beispielsweise die Verschlüsselung der Daten, der Schutz der physischen Infrastruktur oder Sicherheitstrainings der Mitarbeiter:innen im Umgang mit sensiblen bzw. personenbezogenen Daten. Wie genau ein Anbieter diese Vorgaben erfüllt, veröffentlicht er in seinen Technischen und Organisatorische Maßnahmen (TOM). Diese dienen oftmals als erste Anlaufstelle für Entscheider in staatlichen Institutionen und werden von vielen Unternehmen transparent auf ihrer Webseite bereitgestellt. (sg)
